Située dans le nord de l’Allemagne, la province du Schleswig-Holstein compte 2,9 millions d’habitants.
En tant que partenaire d'eXo Platform sur l'Allemagne, bimoso Consulting a accompagné le ministère des Affaires sociales, de la Jeunesse et de la Famille du Schleswig-Holstein dans son projet de gestion numérique des connaissances et de la communication.
Le challenge
L‘Allemagne accueille un nombre important de réfugiés qui ne cesse de croître. Ainsi, les administrations locales doivent faire face à de nombreux défis en matière de gestion de l'immigration, notamment pour répondre aux questions des autorités décentralisées, telles que les districts et les communes. De plus, les administrations locales ont besoin d‘informer rapidement les autorités décentralisées sur les modifications de la législation en leur transmettant des décrets et circulaires.
Le Land du Schleswig-Holstein doit également faire face à ces problématiques. Selon Sascha Martin-Duwendag, directeur génnéral chez bimoso Consulting : "Le Land du Schleswig-Holstein ne disposait d‘aucun endroit centralisé, qu'il soit numérique ou physique, où l‘ensemble des informations était rassemblé.
Toute la communication se faisait uniquement par e-mail." Les informations reçues se perdaient alors facilement et il était difficile de savoir si les documents étaient bien à jour.
L'objectif était de mettre en place une base de données numérique centralisée pour faciliter le travail des départements et des chefs de département et garantir également une gestion efficace et sécurisée des tâches. De plus, la solution devait permettre aux autorités l‘échange de bonnes pratiques.
Selon Sascha Martin-Duwendag, il ne s'agit pas simplement de déposer des fichiers PDF accessibles à tous, mais plutôt de créer une plateforme qui englobe trois domaines fonctionnels :
Une base de connaissances qui centralise toutes les informations
Un espace permettant aux utilisateurs de poser des questions à la supervision technique et de suivre les réponses.
Une communauté dans laquelle les autorités en aval peuvent échanger entre elles.
Pourquoi eXo ?
Une plateforme open source, sécurisée et conforme au RGPD
La plateforme devait répondre à des exigences techniques en termes de durabilité. Par exemple, elle devait être open source, fonctionner en local sur son propre serveur de données, et bien sûr, respecter toutes les exigences de sécurité, notamment en matière de protection des données.
Un hébergement flexible
A l‘origine, la plateforme devait être installée sur un serveur en local. Finalement, l‘hébergement dans le cloud privé eXo, dont le fournisseur est basé en Allemagne et respecte toutes les exigences RGPD, a été choisi car c‘était la solution la plus simple et la plus efficace.
Une plateforme complète, adaptée aux usages des administrations
La plateforme de gestion des connaissances regroupe tous les outils nécessaires pour favoriser la collaboration. Sur cette plateforme, il est possible de créer différents espaces de travail personnalisables et d‘utiliser des applications telles que OnlyOffice, des agendas partagés et la gestion de notes. Il est également possible de connecter des services de messagerie tels que Gmail ou Outlook grâce à des interfaces flexibles.
De plus, la solution eXo Platform est très flexible et s‘adapte rapidement aux besoins spécifiques du client, sans connaissance particulière en programmation et sans modifier le code. Il suffit simplement de paramétrer l‘interface utilisateur.
Impact
Le projet a été très bien accueilli et plusieurs services du Schleswig-Holstein ont déjà fait part de leur souhait de le mettre en place également.
Il est envisagé d'étendre la solution pour que d‘autres services en bénéficient. De nouvelles fonctionnalités pourraient être ajoutées pour développer davantage les usages possibles
Sascha Martin-Duwendag, directeur général chez bimoso Consulting
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