Das Ministerium für Soziales, Jugend und Familie wurde von bimoso Consulting begleitet,dem Partner von eXo Platform, der auf die Digitalisierung des öffentlichen Sektors in Deutschland spezialisiert hat.
Die Herausforderung
Die lokalen Verwaltungen sind mit einer hohen Zahl von Flüchtlingen konfrontiert, was die Steuerung der Zuwanderung vor Herausforderungen stellt, insbesondere bei der Beantwortung von Fragen der dezentralen Behörden in den Bezirken und Gemeinden. Darüber hinaus ist es oft notwendig, Erlasse und Rundschreiben, die teilweise Änderungen mit sich bringen, schnell zu kommentieren und an die dezentralen Behörden weiterzuleiten. Diese Realität ist auch in Schleswig-Holstein zu spüren. Sascha Martin-Duwendag, Geschäftsführer bei bimoso Consulting, sagt: "In Schleswig-Holstein gab es keinen zentralen Ort, weder digital noch analog, an dem all diese Informationen gesammelt wurden. Alles wurde per E-Mail kommuniziert". Es ist bekannt, dass man in der täglichen Flut von E-Mails leicht den Überblick über die erhaltenen Informationen und die aktuelle Version bestimmter Dokumente verlieren kann.
Ziel war es, eine zentrale digitale Datenbank einzurichten, um die sichere und effiziente Aufgabenerfüllung durch die Abteilungen und Abteilungsleiter zu erleichtern. Darüber hinaus sollte die Lösung den Behörden den Austausch bewährter Verfahren ermöglichen.
Laut Sascha Martin-Duwendag geht es nicht einfach darum, für alle zugängliche PDF-Dateien zu hinterlegen, sondern vielmehr darum, eine Plattform zu schaffen, die drei Funktionsbereiche umfasst:
Eine Wissensdatenbank, die alle Informationen zentralisiert.
Einen Bereich, in dem die Nutzer Fragen an die technische Aufsicht stellen und Antworten erhalten können.
Ein Netzwerk, in der sich die nachgeordneten Behörden untereinander austauschen können.
Was spricht für eXo?
Eine Open-Source-Plattform, die sicher ist und der DSGVO entspricht.
Die Plattform musste auch technische Anforderungen im Hinblick auf ihre Nachhaltigkeit erfüllen. So musste sie beispielsweise auf Open Source basieren, lokal in einem eigenen Rechenzentrum betrieben werden und natürlich alle Sicherheitsanforderungen, einschließlich des Datenschutzes, erfüllen.
Ein flexibles Hosting
Das Projekt sah eine lokale Installation der Plattform vor. Während der Tests erwies sich jedoch, das ein Hosting in der privaten Cloud von eXo, deren Anbieter in Deutschland ansässig ist und die Anforderungen der DSGVO erfüllt, viel effizienter und ressourcenschonender erschient. Diese Alternative wurde vom Ministerium für soziale Angelegenheiten genehmigt, weshalb das Produktionssystem nun dort gehostet bleibt.
Eine umfassende Plattform , die auf die Nutzung durch Behörden zugeschnitten ist.
Die Wissensmanagement-Plattform basiert auf einer Kollaborationssuite, die alle notwendigen Werkzeuge zur Förderung der Zusammenarbeit umfasst. Innerhalb dieser Plattform ist es möglich, verschiedene anpassbare Arbeitsbereiche zu erstellen, wobei Anwendungen wie OnlyOffice, Kalender und Notizfunktionen genutzt werden können. Es ist sogar möglich, E-Mail-Dienste wie Gmail oder Outlook über flexible Schnittstellen zu integrieren. Dank dieser Flexibilität kann die Lösung schnell an spezifische Bedürfnisse angepasst werden, ohne dass Programmierkenntnisse oder Änderungen am Code erforderlich sind. Die meisten Anpassungen können über Konfigurationen in der Benutzeroberfläche vorgenommen werden, was deren Nutzung vereinfacht.
Auswirkungen
Das Projekt wird sehr gut angenommen, es gibt bereits mehrere Anfragen von Einrichtungen aus Schleswig-Holstein.
Daher wird derzeit überlegt, die Lösung zu erweitern, um sie auch für andere Dienste nutzbar zu machen. Neue Funktionen könnten hinzugefügt werden, um die Nutzungsmöglichkeiten weiter auszubauen.
wie Sascha Martin-Duwendag berichtet
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