Les 9 étapes clés pour une communication interne efficace

Q: Quelles sont les différences entre la communication interne et externe ?

La communication interne ainsi que la communication externe sont toutes deux essentielles pour instaurer une bonne dynamique entre les différents environnements de l’entreprise (interne et externe). Même si elles partagent plusieurs points en commun, elles présentent également de nombreuses différences. ➝ Découvrez les principales différences entre la communication interne et externe.

Q: Qu’est-ce que la communication externe ?

La communication externe quant à elle permet à l’entreprise de construire son identité ,de solidifier son image de marque et de se démarquer auprès des concurrents. Elle suit généralement une approche formelle (en créant une bonne image de marque de l’entreprise grâce aux newsletters, rapports, communiqués de presse, présentations ou encore site web) mais peut parfois être informelle (d’une façon que les entreprises ne peuvent pas réglementer directement). ➝ Découvrez comment définir la communication externe d’une entreprise.

La communication interne joue un rôle déterminant dans la stratégie d’une entreprise. Elle permet notamment de créer un sentiment d’appartenance, de développer une culture d’entreprise forte, de booster l’engagement et la motivation de vos collaborateurs et de les fidéliser. La communication interne est également un véritable levier pour améliorer la productivité de vos équipes et donc la performance de votre entreprise.

Pour autant, construire une stratégie efficace n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît et demande de la méthode, de l’écoute et du temps. Pour vous accompagner dans cette démarche et réussir la mise en place de votre communication interne, suivez pas à pas nos 9 étapes clés et retrouvez à la fin de cet article, notre infographie avec les éléments essentiels à garder !

1. Réalisez un audit de votre communication interne

C’est une étape indispensable pour évaluer où vous vous situez :

Comment la communication interne est-elle perçue par vos collaborateurs ? Est-elle adaptée à l’entreprise ? Quels sont les besoins et attentes des collaborateurs ? Quelles informations attendent-ils de la part de l’entreprise ? Quels sont les points forts de votre communication interne ? Quels sont ceux qui doivent être améliorés ?

Pour cela, organisez des enquêtes et des sondages auprès de vos collaborateurs. C’est un bon moyen de les faire participer à la vie de l’entreprise, de les valoriser et de les engager. Vous pouvez également échanger de manière informelle ou programmer des réunions en petits groupes pour que chacun puisse s’exprimer librement.

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2. Identifiez vos différentes cibles

Qui sont vos collaborateurs ? Quel âge ont-ils ? Quel est leur mode de travail ? Depuis combien de temps travaillent-ils dans l’entreprise ? Comment perçoivent-ils l’entreprise et son évolution ? Se sentent-ils impliqués et engagés ? Qu’est-ce qui les motive au quotidien ?

Il n’y a pas de méthode toute faite et votre nouvelle stratégie de communication interne doit s’adapter aux différentes personnes de vos équipes. C’est pourquoi il est important de bien les connaitre.

3. Définissez vos objectifs de communication

Maintenant que vous savez où en est votre communication interne et que vos cibles sont identifiées, passez à la définition de vos objectifs. Ne vous précipitez pas et prenez bien le temps de préciser chacun de vos objectifs. Appuyez-vous pour cela sur la méthode SMART :

Spécifiques : les objectifs doivent être simples et compréhensibles par tous.
Mesurables : vous devez pouvoir mesurer et suivre l’évolution de vos objectifs au fil du temps.
Atteignables : vos objectifs doivent être suffisamment réalistes pour être atteignables. C’est la méthode Kaizen des petits pas. Si vous avez décidé d’atteindre l’Himalaya alors que vous ne faites jamais de sport, vous n’avez aucune chance d’y parvenir ! Choisissez un objectif qui soit à la frontière entre votre zone de confort et votre zone d’inconfort. Vous aurez alors toutes les chances de l’atteindre et vous serez en confiance pour vous attaquer à l’objectif suivant.
Réalistes : prenez en compte toutes les contraintes internes et externes et assurez-vous que vos objectifs sont réalistes.
Temporels : définissez une date à laquelle vos objectifs devront être réalisés.

Voici quelques objectifs de communication interne que nous avons identifiés et qui peuvent vous donner des idées : informer, valoriser les collaborateurs, développer leur engagement, améliorer la qualité de vie au travail, fidéliser vos collaborateurs, développer la marque employeur, faciliter les recrutements de qualité…

A cette étape, définissez également le budget alloué à chaque objectif.

4. Élaborez votre stratégie de communication interne

Pour être efficace, votre stratégie de communication interne doit être en phase avec la stratégie de l’entreprise :

Quels messages souhaitez-vous faire passer aux équipes ?
Quelles actions pouvez-vous mettre en place pour atteindre vos objectifs ?

Ensuite, établissez un calendrier et définissez qui est responsable de quoi. Sans coordination, pas de résultat positif !

5. Choisissez les bons outils et canaux de communication

Examinez les outils et canaux de communication qui sont à votre disposition :

Sont-ils en phase avec les valeurs et la culture de l’entreprise ? Sont-ils adaptés à vos cibles et à votre stratégie ? Si oui, comment pouvez-vous les utiliser pour atteindre vos objectifs ? S’ils ne vous semblent pas appropriés, le(s)quel(s) pourriez-vous mettre en place tout en respectant votre budget ?

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6. Définissez des indicateurs de performance

Quels indicateurs sont importants pour votre entreprise et sont en phase avec ses valeurs ?
Comment pouvez-vous les mesurer ?

Voici quelques idées pour vous aider : l’engagement de vos collaborateurs, le taux d’ouverture et de clics des newsletters internes, le nombre de collaborateurs qui se connectent à votre intranet et le temps passé, le taux de turnover de vos collaborateurs, le niveau de satisfaction de vos clients…

7. Partagez la stratégie avec l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise

Informer tous les collaborateurs de votre nouvelle stratégie de communication interne est indispensable pour qu’ils se sentent impliqués et valorisés. Ces moments de partage sont toujours enrichissants et inspirants car ils permettent de recueillir les points de vue de chacun et de trouver de nouvelles idées.

8. Mettre en œuvre votre plan d’actions

Maintenant que chacun a bien identifié quel était son rôle et que tous les collaborateurs sont informés de votre stratégie de communication interne, il est temps de passer à l’action ! Organisez régulièrement des réunions avec l’équipe pilote du projet pour bien suivre l’avancée des actions et rectifier le tir si besoin.

9. Mesurez, analysez et identifiez des axes d’amélioration

Pour cette dernière étape, reprenez les indicateurs de performance définis à l’étape 6 puis mesurez et analysez l’efficacité de votre communication interne. Par exemple, organisez des sondages auprès de vos équipes, allez à leur rencontre pour recueillir leur avis et leurs idées d’amélioration.

Chaque collaborateur est important pour une communication interne efficace ! N’oubliez pas de remercier les collaborateurs qui ont participé, de communiquer sur les résultats et de préciser comment vous allez améliorer vos actions pour qu’elles soient encore plus percutantes.

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FAQ

Vous trouverez ici les questions les plus fréquemment posées sur la communication interne et externe, avec toutes les réponses en un seul endroit.

Quelles sont les différences entre la communication interne et externe ?

La communication interne ainsi que la communication externe sont toutes deux essentielles pour instaurer une bonne dynamique entre les différents environnements de l’entreprise (interne et externe). Même si elles partagent plusieurs points en commun, elles présentent également de nombreuses différences.

➝ Découvrez les principales différences entre la communication interne et externe.

Qu’est-ce que la communication interne ?

La communication interne regroupe l’ensemble des actions de communication menées par l’entreprise pour interagir avec ses collaborateurs.

➝ Trouvez la définition simple et complète de la communication interne.

Qu’est-ce que la communication externe ?

La communication externe quant à elle permet à l’entreprise de construire son identité ,de solidifier son image de marque et de se démarquer auprès des concurrents. Elle suit généralement une approche formelle (en créant une bonne image de marque de l’entreprise grâce aux newsletters, rapports, communiqués de presse, présentations ou encore site web) mais peut parfois être informelle (d’une façon que les entreprises ne peuvent pas réglementer directement).

➝ Découvrez comment définir la communication externe d’une entreprise.

Pourquoi est-il nécessaire d'aligner la communication interne et externe ?

Afin de créer une culture solide et assurer une bonne harmonie au sein d’une entreprise, il est nécessaire que la communication interne et externe soient alignées et cohérentes.

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Une meilleure image de marque
Une plus grande efficacité
Un engagement collaborateur élevé
Une relation de confiance

➝ Découvrez comment réussir et harmoniser la communication interne et externe en même temps.

Tags: Digital workplace, Expérience collaborateur, Communication interne, Infographie

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Anne-Sophie Duport

Je suis responsable communication France chez eXo Platform. Je suis tombée dans la communication un peu par hasard mais ce domaine rassemble tout ce qui m’anime : la créativité, l’énergie, les rencontres, le travail collaboratif, le partage et les échanges de bonnes pratiques. J’ai besoin de donner du sens à ce que je fais et de placer l’humain au centre de toutes mes actions. Je suis également passionnée par les nouvelles technologies.

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