eXo Platform FAQ : Réussir son expérience de télétravail

Depuis la crise sanitaire et les mesures de confinement général qui l’ont suivies, le télétravail est devenu brusquement la norme. Les organisations de toute taille se sont alors mobilisées afin d‘assurer une transition rapide et efficace vers un mode 100% à distance.

Se doter des bons outils et des bonnes pratiques est sans doute la clé de réussite d’une telle transition dans de telles conditions.

Les recherches s’accélèrent, pas mal d’interrogations, d’informations a recueillir afin d’opter pour la meilleure option.

Au cours du dernier mois, nous avons reçu pas mal de demandes de la part de nos clients et des membres de notre communauté couvrant plusieurs sujets et s’adressant aux différentes équipes.

Voici une sélection des questions fréquemment posées

Est-ce que eXo Platform fournit une implémentation du Single Sign-On ?

Oui. eXo Platform fournit une implémentation du Single Sign-On (SSO) en tant que plateforme d’intégration et d’agrégation.

Il existe de nombreuses solutions de gestion d’identité. Dans la plupart des cas, chaque framework SSO fournit une manière unique de se connecter à une application Java EE comme eXo Platform.

eXo supporte les fournisseurs de SSO, notamment SAML v2.0, CAS et SPNEGO (Over Kerberos pour Microsoft Windows). Pour plus de détails, vous pouvez consulter la section SSO du document des environnement supportés : https://www.exoplatform.com/terms-conditions/supported-environments.pdf

En ce qui concerne l’adaptation à d’autres solutions SSO qui ne sont pas officiellement prises en charge, eXo peut conclure des accords de services professionnels supplémentaires avec ses clients afin de répondre à des scénarios d’intégrations personnalisées.

Est-ce que eXo Platform s’intègre avec des applications tierces ?

Oui. Tout d’abord, eXo lance un “centre d’application” permettant de centraliser les liens vers vos applications tierces et de les proposer aux utilisateurs sous forme d’un menu de lancement d’applications personnalisable. Combiné avec le Single Sign-On, cela peut offrir une solution puissante, intuitive et très peu coûteuse pour agréger vos applications de travail au sein de votre digital workplace.

eXo peut également s’adapter à des intégrations plus profondes. En fait, l’une des forces d’eXo Platform est sa nature flexible et open source. Ses nombreux points d’extension et API vous permettent d’interagir avec les données de la plateforme de plusieurs manières:

1- Pour connecter vos applications professionnelles

2- Pour mettre en œuvre un comportement personnalisé

3- Pour des applications entièrement nouvelles.

Les développeurs peuvent écrire leurs propres intégrations avec des applications tierces ou même écrire leurs propres applications à exécuter à l’intérieur de la plateforme, comme les portlets JSR-286, en utilisant leur framework web préféré (notamment Vue.js, JSF, Spring, Ext-JS, etc.).

L’interface utilisateur de la plateforme est construite sur un cadre de travail mobile, réactif et personnalisable, alimenté par Vuetify.js, JQuery et LESS.

Un mécanisme d’extension exclusif permet aux développeurs d’outrepasser les ressources web et les services Java intégrés à la plateforme afin de les personnaliser sans peine. Les développeurs peuvent construire leurs intégrations ou leurs personnalisations sous forme d’extensions plug-n-play (déployables en tant que modules complémentaires eXo) sans avoir à se soucier de modifier ou de casser le cœur de la plateforme et à faire face aux problèmes des futures mises à jour en raison d’une personnalisation importante. Ainsi, nous sommes en mesure d’assurer la stabilité sans sacrifier la flexibilité.

Un catalogue de nombreux modules complémentaires gratuits et open source est disponible ici : https://github.com/exo-addons

Plusieurs de ces modules complémentaires offrent des intégrations à des applications tierces populaires (par exemple Outlook, Office365, Skype, Google Drive, Salesforce, etc..) Certains de ces modules complémentaires sont officiellement pris en charge par eXo, tandis que d’autres sont supportés par la communauté.

Puis-je importer ma base d’utilisateurs dans eXo Platform ?

Oui. Les utilisateurs et groupes d’utilisateurs peuvent être importés en masse via :

Un fichier CSV (on vous fournit le modèle),
Une intégration avec un annuaire LDAP (par exemple Active Directory). Cette intégration est prise en charge par eXo. Voici la documentation pour plus de détails à ce sujet.

Plusieurs intégrations AD peuvent exister simultanément et d’autres comptes/groupes d’utilisateurs non AD peuvent également être créés dans eXo Platform et coexister avec les comptes/groupes liés à AD.

Les administrateurs peuvent accéder et gérer tous les comptes et groupes d’utilisateurs au sein de la plate-forme eXo (qu’ils soient liés à AD ou non) par le biais d’une interface de gestion administrative des utilisateurs et des groupes.

Est-il possible de gérer les autorisations et les permissions au sein d’eXo Platform ?

Oui, il est possible de gérer les autorisations au sein d’eXo (par exemple, montrer certaines pages aux invités et le reste au personnel autorisé). Les permissions basées sur les rôles peuvent être gérées à tous les niveaux : Au niveau d’une page, au niveau d’un bloc de conteneur d’une page, au niveau des applications à l’intérieur d’un conteneur, et au niveau du contenu individuel (articles, fichiers, pages wiki, pages portail, discussions, etc…).

Cela permet de cibler de manière adéquate l’expérience de l’utilisateur en lui montrant tous les outils et informations dont il a besoin en fonction de ses groupes (qui peuvent représenter des rôles, des départements, des lieux, etc.)

Comment mettre en place les notifications ?

Les utilisateurs d’eXo Platform bénéficient d’un système de notification leur permettant d’être au courant des dernières activités au sein de la plate-forme. Trois types de notifications sont disponibles : sur site, par téléphone et par e-mail.

Vous avez la possibilité de choisir le moyen le plus pratique d’être notifié en modifiant vos paramètres de notification. Pour cela, sélectionnez “Mes notifications” dans le menu déroulant ; vous serez alors redirigé vers la page des paramètres de notification.

En haut de la page, vous trouverez les trois types de notifications. Cliquez sur chaque type pour activer ou désactiver les notifications.

Vous pouvez également personnaliser vos notifications en fonction des activités et des événements. Par exemple, vous pouvez choisir d’être notifié via des notifications push sur site et sur mobile pour des activités telles que des mentions ou des commentaires et via des notifications par e-mail pour des activités telles que des messages sur un espace.

Puis-je personnaliser mon instance eXo Platform ?

Oui. Les administrateurs peuvent personnaliser l’apparence, la présentation et le contenu de leur site eXo Platform.

Ils peuvent :

Changer la charte et l’image de marque (logo du site, couleurs, styles, …) pour refléter leur identité d’entreprise.
Activer ou désactiver des applications ou des fonctionnalités en fonction des besoins.
Personnaliser la mise en page (par exemple, modifier la présentation et le contenu de la page d’accueil de manière à répondre au mieux aux besoins de leur organisation et des utilisateurs).
Mettre en place et personnaliser les espaces, qui peuvent servir de sites d’entreprise, de départements, de communautés, d’équipes ou de projets, chacun ayant sa propre page d’accueil, et son propre contenu.

Est-il possible de mesurer l’engagement au sein d’eXo Platform ?

Oui, grâce au module d’analyse de l’engagement d’eXo Platform, il est possible de mesurer et d’analyser les activités des utilisateurs telles que : les likes, les commentaires, les documents téléchargés, les sondages partagés et les discussions au sein de la plateforme. Ce module complémentaire aide les administrateurs à évaluer les taux d’adoption et d’engagement et à apporter des changements à la plate-forme.

Est-il possible de consulter et de modifier des documents directement dans eXo Platform ?

Oui. Les utilisateurs d’eXo Platform peuvent désormais co-éditer des documents directement au sein de la plate-forme. Cela a été rendu possible grâce à notre partenariat avec OnlyOffice et à l’intégration de son éditeur de documents au sein d’eXo Platform.

Ce module complémentaire présente de nombreux avantages :

Éditer des documents Microsoft Word, Excel et PowerPoint en temps réel . Plusieurs personnes peuvent éditer le même document simultanément.
Suivre les modifications et comparer les différentes versions directement dans eXo Platform.
Mettre en évidence des sections de documents et écrire des commentaires et des suggestions/révisions en contexte.
Tout comme eXo Platform, OnlyOffice permet un déploiement sur site ! Cela signifie que les organisations qui préfèrent conserver toutes les données sur leurs propres serveurs (et éviter de passer par des fournisseurs sur le cloud ) peuvent désormais disposer de cette fonctionnalité. C’est en effet une des options les plus appréciées par nos clients du secteur public.

Comment mettre en place et organiser des réunions dans eXo Platform ?

L’application de chat intégrée d’eXo Platform permet aux utilisateurs de communiquer en temps réel et de planifier, organiser et tenir des réunions.

L’application de chat comprend:

La possibilité de commencer une réunion : Les équipes peuvent démarrer des réunions sur l’application de chat en un clic. Après le début de la réunion, les notes seront automatiquement enregistrées sous forme de pages wiki ou envoyées directement à l’adresse e-mail de l’utilisateur.
Ajouter des événements : Dans l’application de chat. Les utilisateurs peuvent ajouter et programmer des événements.
Attribuer des tâches : Les utilisateurs ont la possibilité d’assigner des tâches.
Partager des liens et télécharger des fichiers : Les fichiers et les liens peuvent être partagés dans l’application de chat.

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Nous espérons que ces réponses vous aideront à avoir une compréhension approfondie de notre plate-forme et de ses capacités. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter ou à rejoindre notre communauté et à accéder au forum.

Découvrez comment eXo Platform peut vous aider à transformer votre entreprise!

Fares Laroui

Je suis un spécialiste en marketing produit chez eXo. Mon rôle est de soutenir les équipes marketing et commerciales dans leurs opérations et de faire découvrir notre solution de digital workplace. Je blogue principalement sur les dernières tendances technologiques, la transformation digitale, la communication interne et comment naviguer sur eXo Platform.